חשבות שכר | יעל שכר חשבת שכר
חשב שכר בחברה: כל מה שחשוב לדעת על חשבות שכר
חשבות שכר מהווה אחד התחומים החשובים הנוגעים במגוון היבטים של ניהול החברה. שכר העובד הוא אחד מהתמריצים העיקריים להישארותו בחברה לאורך שנים וטעויות בחישוב שכר זה עלולות לעלות באובדן של כח אדם יקר. במאמר זה נדון באריכות בחשיבותו של חשב שכר לחברה, מה עושה חשב שכר בכיר? כיצד ניתן לבצע בקרה על השכר ומהם השינויים הטכנולוגיים שהפכו את תחום חשבות שכר לקל ומדויק יותר?
כאשר עובד מגיע למקום העבודה בכל תחומי העיסוק בישראל הוא מבלה שעות רבות במשרד. חלק מהחברות מתגמלות את העובד בשכר שעתי ואחרות בשכר חודשי המוסכם ביניהם. חשב שכר מקבל את ההסכמים בין הארגון או העסק לעובד ומחשב בכל חודש את השכר המגיע לעובד בניכוי המיסים השונים, התשלום לביטוח הלאומי וההשתתפות של העובד בארוחות, חנייה, רכב והוצאות נוספות.
לאור המורכבות הרבה בחישוב השכר, נדרשת התמחות מיוחדת בהכנת התלוש על ידי חשב שכר זוטר או חשב שכר בכיר יותר המפקח עליו. בדרך כלל, תהליך חשבות שכר צריכה להתבצע בצורה מהירה מסיומו של החודש ועד לתשיעי בכל חודש – על מנת שהשכר יכלול את כל השעות שהעובד עבד בחברה. בעשירי לחודש משכורתו של העובד אמורה להיות מופקדת לחשבון הבנק.
חשבות שכר: לחץ רב בשבוע הראשון של החודש
בשבוע הראשון של החודש מרוכזים בדרך כלל כל הנתונים של שעות העבודה של כל עובד בחברה, השימוש שלו בהטבות השונות (כמו: הפסקות, ארוחות צהריים, מכון כושר והטבות נוספות כפי שהוסכם בחוזה העבודה) וכן השינויים בסטטוס האישי של העובד. למשל, עובד שהתחתן או התגרש, עובד שהפך לחד הורי או עובד שסיים תואר: כל אלה יזכו לשינויים בניקוד המשמש לחישוב המיסוי שלהם וישפיעו על שכר הנטו שהעובד יקבל בסוף החודש.
כל אחד מהנתונים הנאספים מוזן בצורה מסודרת לתוכנה המשמשת לחישוב השכר ואם יש בחברה כמות גדולה של עובדים יתכן וייווצר צוואר בקבוק בו חשב השכר העובד בתוך החברה לא יכול להספיק לקבל את כל הנתונים ולבצע חשבות שכר.
לכן, מומלץ להעסיק חשב שכר בכיר מחברה חיצונית המסוגלת לתת שירות לחברות רבות ולטפל בעת ובעונה אחת במשכורותיהם של עשרות אלפי עובדים. חשב שכר מנוסה יכול לבצע חשבות שכר של כל החברה בתוך ימים מספר ולהעביר לחברה את הסכום הסופי שיש להפקיד לעובד. כך, אחד מהתחומים החשובים ביותר בחברה מטופל ללא טעויות ומבלי שאחד מעובדי החברה יצטרך להתפנות מעיסוקיו על מנת לבצע חשבות שכר.
בין חשב שכר לרואה חשבון
חברות רבות טועות ומעבירות לרואה החשבון של החברה את משכורות העובדים על מנת שיעבד אותם וידווח לחברה על שכר הנטו שיש לשלם לכל עובד. בפועל, צריך להפריד בין תפקידו של רואה החשבון המשמש בדרך כלל כזרוע המקשרת בין הארגון לרשויות המס, בוחן דו"חות רווח והפסד ומטפל בתשלומים לספקים ובקבלות ללקוחות; לבין תפקידו של חשב שכר המטפל בחישוב המשכורות של עובדי החברה. כל אחד מהתפקידים דורש התמחות מיוחדת. כדאי לזכור כי בעוד רואה החשבון מסוגל לעשות את שני התפקידים בדרך כלל עלותו תהיה גבוהה יותר מזו של חשב השכר המפיק את תלושי השכר של כל אחד מהעובדים.
הטמעה של מערכות שכר בחברה
על מנת להגיע לחישוב נכון ומדויק של השכר בתוך זמן קצר, חשוב להטמיע תוכנות שכר המחשבות את השכר החודשי. כאשר המשכורות מוכנות כל אחד מהעובדים יכול להיכנס לפורטל מיוחד ולגלות מה המשכורת המגיעה לו? אם חשב שכר בכיר ערך את המשכורת וביצע את הבקרה הדרושה, לא יהיו כל תביעות של העובד בעתיד כנגדכם. לכן, שימוש בתוכנה מדויקת במקום ביצוע חשבות שכר ידנית יכול לעזור לכל חברה – מחברה קטנה המעסיקה עובדים בודדים ועד לחברות המעסיקות עשרות עובדים.
בין התוכנות שנועדו לביצוע חשבות שכר הקיימות היום בשוק ניתן למצוא את: סינריון, חילן טק ומל"ם שכר. כמובן שלא מספיק רק להעסיק חשב שכר על מנת להשתמש בתוכנה אלא חשוב להטמיע ולהגדיר אותה כראוי עוד לפני.
איך מתבצעת הטמעת תוכנה לשימושו של חשב שכר?
חשב שכר בכיר יכול להשתמש בכל תוכנה, אך אם בחרתם תוכנה המתאימה ככפפה ליד לחברה שלכם, העבודה שלו תהיה הרבה יותר קלה ומדויקת ותחסוך לכם משאבים בטווח הרחוק. לפני שאתם בוחרים תוכנת מדף כלשהי ומתקינים על מחשב חשב שכר העובד בחברה או חשב שכר המועסק על ידי חברה חיצונית, התייעצו עם חברה המתמחה בתוכנות ניהול שכר וחשבות שכר.
בתחום זה חשוב לדעת כיצד לאפיין את הצרכים המדויקים של הארגון בנוגע לחישוב השכר? למשל: חשב שכר העובד על פי הסכמים אישיים, יחשב את משכורות העובדים בצורה שונה מאשר חברה המעניקה שכר שווה לכל העובדים. חלק מהעובדים הבכירים עשויים לקבל תנאים נוספים שאינם מגיעים לזוטרים וההטבות שהם מקבלים צריכות להיות מגולמות בתלוש השכר.
בנוסף, חשוב להיות מסוגלים להטמיע את המערכת החדשה מבלי לאבד את כל הנתונים הנמצאים במערכת השכר בה אתם עושים שימוש כיום. חשב שכר שאינו מסוגל לגשת לנתוני העבר של החברה, עשוי לעשות טעויות בחישוב של השכר העתידי. טעויות אלה עשויות לגרום לנזק כלכלי ואפילו לתביעות מצד העובד.
היבט נוסף של מערכות שכר איכותיות המוטמעות בחברה הוא – היכולת לעדכן את המערכת על פי חוקי ההעסקה המשתנים באופן תדיר. חשבות שכר אינה תחום שנשאר לאורך שנים בצורה זהה. החוקים משתנים כל העת. למשל: חוקים הנוגעים להפסקות המגיעות לעובד, לשיעור ההפקדות של המעסיק והעובד לתנאים סוציאליים ואפילו לשיעור המס של כל עובד על רכב חברה. על תוכנות השכר להתאים לשינויים אלה ולאפשר לחברה לשנות את המשכורות בהתאם. חשב שכר בכיר המכיר את השינויים התקופתיים יכול להשתמש בתוכנה החדשה לחשבות שכר לאחר שהוטמעה ולזהות האם תלוש המשכורת המעודכן כולל בתוכו את כל מרכיבי השכר על פי הדרישות העדכניות.
חשבות שכר: טעויות בחישוב יכולות לעלות סכום ניכר
קיימות שתי דרכים שטעויות בחישוב השכר יכולות לגרום לנזק כלכלי לחברה. הראשונה, אם העסקתם חשב שכר בתוך החברה שאנו מיומן ומכיר את החוקים העדכניים, אתם עלולים לעמוד בפני תביעות על ידי עובדים שמודעים לזכויותיהם. זכרו, כי כל עוד העובד מועסק בחברה סביר להניח שישמור על קשרים טובים עמכם ולא יתבע. אך, אם פיטרתם את העובד, הוא עשוי לנסות להיעזר בעו"ד ולבחון שוב את כל מרכיבי השכר שקבל. אם יגלה טעויות שחוזרות על עצמן הוא עשוי לתבוע בבית הדין לעבודה פיצוי גבוה שיכול לגרום הפסד ניכר לעסק.
הדרך השנייה שבה חישוב המשכורות עשוי לעלות לכם סכום יקר הוא חישוב לא נכון של שעות העבודה או של השכר השעתי של העובד לרעתכם. כפי שציינו לעיל בימים שבהם המשכורת מחושבת קיים לחץ רב על עובד החברה האחראי על חישוב המשכורות. בתנאים שכאלה עשויות להיות טעויות. חשב שכר חיצוני המתחלק ביחד עם חשב שכר נוסף בכל עבודת חשבות השכר יהיה פנוי יותר לבצע את החישובים בצורה איטית ושקולה ולזהות טעויות.
חשבות שכר: מה ההבדל בין חשב שכר לחשב שכר בכיר?
שאלה נפוצה שעולה פעמים רבות כאשר שוקלים להעביר את המשימה של חשבות שכר לאדם חיצוני היא – מהו ההבדל בין חשב שכר לאדם שזכה לתעודה של חשב שכר בכיר? האם ההבדל ביניהם נובע רק בשנות הוותק בתחום או שיש נושאים שחשב שכר בכיר יודע וחשב שכר זוטר אינו מכיר?
אכן קיים הבדל בידע בין חשב שכר בכיר למי שרק סיים קורס חשב שכר. חשב שכר בכיר לומד לעומק את התנאים הסוציאליים המגיעים לעובד וכן הכרות עם דיני מס הכנסה, דיני ביטוח לאומי ודיני שכר. חשב שכר בכיר מסוגל לייעץ לחברה בכל הקשור להתנהלות מול הרשויות השונות וכן לזהות האם יש לבצע שינויים גורפים במשכורות העובדים כתוצאה משינוי מדיניות ועדכונים שפורסמו על ידי הגופים הללו?
בנוסף, חשב שכר בכיר יכול לייעץ בתחום תשלומי הביטוח הפנסיוני לעובד (לא מהפן של בחירת חברת הביטוח או יעוץ בתחום ההשקעות אלא מההיבט של הפקדות העובד והמעסיק לביטוחים אלה). הוא מסוגל לפתור חלק מהקונפליקטים העולים בין העובד למעסיק הנוגעים לשכר וכן לוודא כי חשב שכר זוטר מתחתיו מחשב את המשכורות כראוי.
חשבות שכר: האם כדאי להעסיק חשב שכר חיצוני או להכשיר תקן בתוך החברה?
אם נבחן את הדרך שבה עובדות חברות גדולות נגלה כי מרביתן משתמשות בשירותי חשבות שכר חיצוניים. הסיבה לכך נובעת מהעובדה כי היקף הפעילות גדול מאד ולא תמיד משתלם להעסיק תקן בתוך החברה המשמש בתפקיד חשב שכר. חברה חיצונית המעניקה שירותי חשבות שכר דואגת להשתתפות בקורסים המעדכנים כל חשב שכר בחברה ובשינויים האחרונים של המוסדות השונים הקשורים לחישוב השכר, כמו: מס הכנסה, הביטוח הלאומי וחוקים שהתקבלו בתחום על ידי הכנסת ונכנסו לתוקף.
בנוסף, כאשר אדם חיצוני עוסק בחישוב השכר של העובדים, המידע על ההבדלים בין המשכורות השונות נשמר בין הנהלת החברה לגוף המחשב את המשכורת. דמיינו סיטואציה שבה חשב שכר העובד בחברה מספר לעמיתו לעבודה בארוחת צהריים שגרתית כי העובד החדש שהתקבל ללא ניסיון מרוויח 30% יותר ממנו. כאשר אדם חיצוני מחשב את המשכורת, המידע החשוב הזה אינו עובר באותה הקלות בין העובדים בחברה.
יתרון נוסף שיש לשימוש בשירותי חשב שכר חיצוניים הוא היכולת להתאים בצורה גמישה את כמות העבודה לצרכי החברה בפועל. חלק מהנישות במשק הישראלי והעולמי פועלות על בסיס עונתי. למשל: בתי המלון מעסיקים יותר עובדים בתקופת הקיץ והחגים. לכן, כמות המשכורות שיש לחשב מדי חודש עולה בצורה משמעותית. בחודשים בהם המלונות ריקים יותר, החברה תצטרך לחשב פחות משכורות. לכן אם מעסיקים חשב שכר פנימי בחברה הוא עשוי לחוש לחץ רב בעונות החזקות של ההעסקה ולעבוד מספר שעות מועט בלבד בעונות החלשות.
איך לבחור את החברה שמעניקה לכם שירותי חשבות שכר?
כאשר מתחילים להוציא את תחום חישוב המשכורות לחברה חיצונית כדאי לוודא מספר דברים. ראשית, כדאי לבדוק כי החברה מעסיקה חשבי שכר מנוסים וותיקים בתחום המקבלים הכשרות תקופתיות על השינויים בתחום. שנית, חשוב למצוא חברה בה עובד גם חשב שכר בכיר ולא רק חשבי שכר זוטרים למקרה שתתגלע מחלוקת בין העובדים לבין החברה.
כדאי לבדוק גם כי החברה המעניקה לכם שירותי חשבות שכר משתמשת בתוכנות חדשניות ומעודכנות ומסוגלת להטמיע את התוכנות האלה גם בחברה שלכם. משום שמדובר בחישובים שעשויים להיות מורכבים ולכלול גם עמלות ממכירות, בונוסים, חישוב שעות ושינויים שכר לשעה בצורה מדורגת על התוכנות לתמוך בכל צורה לחישוב המשכורת ולהגיע לסכום המדויק שיש להעביר לעובד.
דבר נוסף שמומלץ לבדוק הוא, אם החברה לה אתם מייעדים להעביר משימות חשבות שכר, הוא מההקשר של העובד עם החברה? האם הוא מסוגל להתחבר למערכת אוטומטית המחשבת את המשכורת ולראות את תלוש המשכורת שלו מראש, עוד לפני קבלת המשכורת בפועל? האם הוא מסוגל לראות ולהבין בצורה ברורה את כל אחד ממרכיבי השכר? שקיפות בין העובד לעסק בתחום השכר יכולה להגביר את אמון העובד בארגון בו הוא מועסק ולהגביר את המוטיבציה להשאר ולתרום יותר לארגון.
חשבות שכר: מספר טיפים לתכנון נכון של חישוב השכר בחברה
נסכם במספר טיפים חשובים לתכנון נכון של חישוב השכר בחברה. טיפים אלה מתאימים הן לחברות קטנות והן לארגונים גדולים המעסיקים חשב שכר כתקן בחברה או חשב שכר בכיר חיצוני.
- הטמיעו שעון נוכחות דיגיטלי בעסק: חלק חשוב מתכנון תלוש המשכורת המבוצע על חשב שכר בכיר מבוסס על קבלת נתונים נכונים עד לרמת הדקה של נוכחות העובדים בעסק. כל חשב שכר שמסוגל להוציא קובץ עם טבלה של השעות בהן העובדים שהו בחברה כולל זמני ההפסקות שלהם, יוכל לבצע את עבודתו ביתר קלות.
- הימנעו מעבירות שנעשו בתום לב: חשב שכר אמין יכול לעזור לכם להימנע מעבירות שעשויות לגרום לתביעה בבית הדין לעבודה. למשל: אם עובד עבד שמונה שעות ויצא לרבע שעה הפסקה בלבד המעסיק עשוי להיתבע משום שלא העניק לעובד מספיק זמן הפסקה על פי חוק.
- תכננו את ההוצאות הצפויות לעסק בסעיף השכר: חשב שכר בכיר יכול להפיק עבורכם גם דו"ח עתידי של הוצאות צפויות לעסק. למשל: אם חלק מהעובדים שלכם זכאים לדמי הבראה בחודש הקרוב כדאי לדעת זאת ולהיערך מראש.
- בצעו בקרת שכר על ידי בודק שכר מוסמך: אם אתם מעסיקים חשב שכר אתם יודעים שקיים סיכוי נמוך לכל שיהיו טעויות בתלושי המשכורת. עם זאת, לעתים כדאי להציג בפני בית הדין לענייני עבודה כי אתם עושים את מירב המאמצים על מנת להימנע מטעויות בתחום השכר. העסקה של בודק לצד חשב שכר תאפשר לכם לבצע ניהול סיכונים נכון.
- ערכו הסכמים ברורים עם כל עובד מיום גיוסו לחברה הכוללים את פירוט התנאים הסוציאליים המגיעים לו, שכר שעתי וכן כל ההטבות המגיעות לעובד. אם נושא השכר יגיע למחלוקות ביום מן הימים תוכלו להשתמש בהסכם כתוב זה על מנת להוכיח את הצד שלכם בקונפליקט.
- בחרו חברה המעניקה שירותי חשבות שכר שמסוגלת לגדול ביחד אתכם. חברה המסוגלת לבצע עשרות משכורות באותו הזמן שיקח לה בעתיד לבצע מאות משכורות. לרוב, תהיה זו חברה בעלת מוניטין המעסיקה מגוון רחב של חשבי שכר מנוסים. כמו כן, ודאו כי אתם מקבלים את סכום הנטו שיש לשלם לכל עובד בצורה מסודרת ובזמן על מנת שלא תסתכנו, חלילה, בתביעות של הלנת שכר המעניקות זכות לפיצוי כספי לעובדים שלכם.
לסיכום, לאחר שדנו באריכות בתפקידם של חשבי השכר בארגון והאם כדאי להעסיק חברה חיצונית לחישוב המשכורות? ניתן לראות בבירור את היתרון בהעסקת חברה חיצונית לחישוב השכר. אם כיום אתם עובדים עם מנהל חשבונות המחשב את השכר בזמנו הפנוי יתכן ובשנים האחרונות שילמתם משכורות גבוהות מדי או שעשיתם טעויות נוספות בחישוב השכר שעשויות לגרום לתביעה. נסו לבדוק האם שירות חשבות שכר חיצוני יכול לייעל משמעותית את פעילות העסק ובצעו את השינויים הדרושים.