בחירת מערכת נוכחות עובדים, מערכות שכר ומשאבי אנוש
כיום בשוק קיימות תוכנות רבות המספקות שירותי שכר ונוכחות ומשאבי אנוש כדוגמת סינאל,מלם שכר וחילן טק להלן מספר אבני דרך בבחירת ספק תוכנה:
התקשרות לטווח ארוך– בחירת ספק למערכות שכר ומערכת נוכחות עובדים הנה התקשרות לטווח ארוך גם מבחינת הספק וגם מצד הלקוח. הטמעת מערכת שכר נוכחות חדשה דורשת הסבה, הטמעה והדרכות ולכן, בשל התשומות המושקעות בתהליך שני הצדדים יהיו מעוניינים בהתקשורת לטווח ארוך.
מערכת אחודה– יש לבדוק שמערכת נוכחות הנה על בסיס נתונים אחד. על מנת לבחון זאת רצוי בשלב המצגת לבקש מספק התוכנה להציג תהליך חוצה ארגון לדוגמא: הקמת עובד – איך יוצג במערכת נוכחות עובדים, שכר ומשאבי אנוש.
ותק הספק– ספק שקיים שניים רבות בשוק, צבר ניסיון רב ופיתח מוצרים, שאתה כלקוח יכול להשתמש בהם בדרך כלל ללא עלות נוספת.
מי הם לקוחותיו- ספק שנותן שירות ללקוחות דומים בענף שאליו משתייך הארגון שלך יקל על הגדרת והבנת התהליכים והצרכים של הארגון שלך.
הגדרת צרכים – קיימת חשיבות שהארגון ידע להגדיר מה הם הצרכים שלו בתחום שכר, תוכנת נוכחות ומשאבי אנוש. ספקי התוכנה יודעים איך למשוך את הלקוח ולהציג את הנושאים שהתוכנה חזקה בהם. לכן ,קיימת חשיבות גבוהה שארגון יכתיב את הדרישות לפי צרכיו.
סגירת חוזה – בסגירת החוזה חשוב לבדוק מה כולל המחיר הסופי, תנאי השירות והתמיכה השוטפת לאורך ההתקשורת של הספק עם הארגון. בארגונים רבים קיימת מגבלת תקציב בבואם לבחור ספק תוכנה. פעמים רבות המחיר הראשוני שהספק יציע להתקשרות הנו זול אך בדרך ישנן הפתעות רבות שהלקוח כלל לא חשב עליהן ועבורן יש תמחור נפרד. כגון: שינוי הסכמי שכר , דוחות, הדרכות וכו'. חשוב! לדאוג שהצעת המחיר תכלול את הצרכים, הדוחות וההדרכות.
לבסוף, בחירה והטמעה נכונה של מערכת שכר ונוכחות בארגון תייעל ותשפר משמעותית את עלויות השכר וניהול מערך העובדים בארגון .
יעל שכר הנה חברה מובילה בלווי פרויקטים בעולם השכר במגזרים עסקיים ומוסדיים ועוזרת בבחירת תוכנת נוכחות ושכר המתאימות לארגון.