נוכחות שעון עובדים – אבני דרך
מערכות הנוכחות בבית הלקוח הנה מערכת מרכזית המנתחת את הסכמי השכר בארגון בכפוף לדיני עבודה ומהווה את הבסיס לתשלום שכרו של העובד.
להלן אבני דרך לבחירת ספק למערכת הנוכחות לארגונכם:
בסיס נתונים אחד – יש לבחון האם הבסיס הנתונים של מערכת השכר והנוכחות הנו בסיס נתונים אחד או לפחות, מתממשקים ביניהם.
כיום המגמה שלמערכת השכר ולמערכת הנוכחות בסיס נתונים משותף.
בכך,מונעים הקלדות כפולות שהם מקור לטעויות בניהול בסיס הנתונים של העובדים בארגון.
התממשקות למערכת השכר – יש לוודא מול ספק התוכנה שתוצרי מערכת הנוכחות יעברו בממשק אוטמטי למערכת הנוכחות.
התקשורת לטווח ארוך – התקשרות במערכות מסוג זה הם בדרך כלל לטווח ארוך בשל התשומות הכספיות והאנושיות המושקעות בהטמעת המערכת ולמידתה.
לכן, חשוב לבחון מי הוא הספק ,מי הם לקוחותיו רמת השירות ולבקש ממליצים.
פיילוט להסכמי השכר – חובה לעלות על הכתב את הסכמי השכר הקיימים בארגון. מתוך הסכמי השכר יש לבחור 2 הסכמי שכר מובילים ולבקש מספק התוכנה בשלב בחינת התוכנה להציג לכם ניתוח שעות של עובדים לפי הסכמי העבודה שבחרתם כתנאי לבחינת המערכת.
רק כך ניתן לבדוק האם המערכת שתרכשו מסוגלת להתמודד עם המורכבות של הארגון שלכם.
שינויים ועדכונים במערכת – היות והסכמי שכר הנם דינמיים בארגון. חשוב להבין, מול ספק התוכנה על מי האחריות לבנייה ושינוי בהסכמי השכר.
במידה והאחריות הנה על הלקוח יש לבחון ביחד עם הספק אופן בניית הסכמי שכר במערכת ומידת הגמישות.
במידה והאחריות הנה על הספק יש לברר האם הנושא כלול במחיר של התחזוקה השוטפת או שמא, כרוך בעלות נוספת.
דוחות בקרה ושליטה – סעיף מרכזי במערכת הנוכחות .דוחות שמטרתם לבקר ולשלוט על שעות העובדים במהלך החודש ולבדוק עמידה בחוקים בתחום דיני עבודה .
יש לבקש,מספק התוכנה להציג את מערך הדוחות שקיים לו בתוכנת הנוכחות.
ניתן,לבקש דוגמאות לדוחות שנבנו עבור לקוחות שתמהיל העובדים או אופי הארגון זהה.
סגירת חוזה – בסגירת החוזה יש חשיבות לבדוק מה כולל המחיר הסופי, תנאי השירות והתמיכה השוטפת לאורך התקשורת של הספק עם הארגון.
ארגונים רבים קיימת מגבלת תקציבבבואם לבחור ספק תוכנה שכר ונוכחות.
פעמים רבות המחיר הראשוני שהספק יציע להתקשרות הנו זול אך, בדרך ישנם הפתעות רבות שהלקוח כלל לא חשב עליהם ועבורם יש תמחור בנפרד. כגון: שינוי הסכמי שכר, דוחות הדרכות וכו'.
חשוב! לדאוג שהצעת המחיר תכלול את הצרכים הדוחות והדרכות.